Notre politique de confidentialité

Dans le cadre de l’utilisation de la plateforme smart4.ai (ci-après la « Plateforme »), WiiZ est amenée à collecter et traiter des données à caractère personnel de l’utilisateur (ci-après« Utilisateur ») qui agit pour le compte et sous la responsabilité de la société cliente de WiiZ (ci-après le « Client »).

Afin de préserver la confiance de l’Utilisateur, WiiZ l’invite à prendre connaissance de sa politique en la matière, laquelle décrit notamment les données collectées, l’utilisation qui en est faite et les droits dont dispose l’Utilisateur, en conformité avec la Loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée et le Règlement UE 2016/679 du 27 avril 2016.

1. QUI COLLECTE VOS DONNÉES À CARACTÈRE PERSONNEL ?
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La société responsable du traitement des données personnelles de l’Utilisateur est : WIIZ, société par actions simplifiée, au capital de 30.000 €, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Salon de Provence, sous le n° B 881 542 815, ayant son siège social 274 avenue des Pins 13340Rognac, France (ci-après désignée par « WiiZ »).

2. QUELLES DONNÉES COLLECTONS-NOUS ET POURQUOI LES COLLECTONS-NOUS ?
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2.1 Création d’un Compte Utilisateur
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Tout accès à la Plateforme et toute utilisation des services de la Plateforme par un Utilisateur nécessitent la connexion à un Compte Utilisateur et ainsi la création préalable d’un Compte Utilisateur. La création du premier Compte Utilisateur Administrateur est nécessaire pour que le Client puisse bénéficier des services proposés par la Plateforme.
Les données du premier Utilisateur Administrateur sont directement collectées par WiiZ via le formulaire de souscription d’abonnement à la Plateforme.
Les données de tout autre l’Utilisateur sont préalablement collectées par un Utilisateur Administrateur qui les transmet à WiiZ, cette dernière les traitant ensuite sous sa propre responsabilité.

Pour le premier Utilisateur Administrateur :
- Les données obligatoirement collectées sont : nom, prénom, numéro de téléphone professionnel, adresse email professionnel, fonction exercée par l’Utilisateur au sein de l'entreprise du Client ;
- Ces données sont collectées par WiiZ afin d’avoir un point de contact au sein de l’entreprise du Client. Ces données sont renseignées dans le fichier client de WiiZ ;
- L’adresse email sert d’identifiant de connexion au Compte Utilisateur ;
- Les nom et prénom sont collectés afin d’identifier le titulaire du Compte Utilisateur.

Pour tout autre Utilisateur :
- Les données obligatoirement collectées sont : nom, prénom et adresse email de l’Utilisateur
- L’adresse email sert d’identifiant de connexion au Compte Utilisateur ;
- Les nom et prénom sont collectés afin d’identifier le titulaire du Compte Utilisateur et notamment permettre à tout Utilisateur Administrateur de consulter les opportunités des autres Utilisateurs.

2.2 Prises de contacts avec les Utilisateurs

WiiZ utilise les adresses emails professionnelles des Utilisateurs afin de leur communiquer par courrier électronique sa newsletter ou encore des informations visant à l’aider dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme.
WiiZ utilise également l’adresse email professionnelle de l’Utilisateur Administrateur afin de lui faireparvenir ses offres promotionnelles.

3. QUE JUSTIFIE LE TRAITEMENT DE VOS DONNÉES ?
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3.1 Création d’un Compte Utilisateur
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WiiZ traite les données personnelles des Utilisateurs visées à l’Article 2.1 en exécution de la relation contractuelle la liant au Client.
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En effet, l’exécution de cette relation contractuelle et le bénéfice des services proposés par la Plateforme nécessitent l’utilisation d’un Compte Utilisateur.
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Tout Utilisateur agit pour le compte, sous l’autorité et sous la responsabilité du Client.

3.2 Prises de contacts avec les Utilisateurs

WiiZ traite les données personnelles de l’Utilisateur visées à l’Article 2.2 afin de prendre contact avec l’Utilisateur dans la mesure où l’Utilisateur ne manifeste pas d’opposition.

L’Utilisateur peut à tout moment s’opposer à ce traitement, soit en cliquant dans le lien prévu à cet effet dans chaque email qu’il reçoit de la part de WiiZ, soit en adressant une demande en ce sens aux coordonnées suivantes :
‍- Par courriel : rgpd@smart4.ai
- Ou par courrier postal : WIIZ, 33 Boulevard Leau, 13008 Marseille, France.

L’opposition de l’Utilisateur ne joue que pour l’avenir et ne remet pas en cause la licéité du traitement effectué antérieurement à son opposition.

4. A QUI COMMUNIQUONS-NOUS VOS DONNÉES ?

WiiZ est destinataire de l’ensemble des données collectées et traitées en sa qualité de responsable de traitement. Seul le personnel dûment habilité de WiiZ peut éventuellement en prendre connaissance.

Les sous-traitants de WiiZ mentionnés à l’Article 5 ci-après peuvent éventuellement, dans le cadre de leurs missions, avoir accès aux données personnelles traitées par WiiZ.
En aucun cas les données à caractère personnel des Utilisateurs ne seront pas transmises à des acteurs commerciaux ou publicitaires.

5. QUI SONT NOS SOUS-TRAITANTS ?

WiiZ recourt à des sous-traitants uniquement pour assurer la maintenance et l’hébergement de la Plateforme.

Les coordonnées de ces sous-traitants peuvent être communiquées à l’Utilisateur sur demande de ce dernier à l’adresse suivante :
- Par courriel : rgpd@smart4.ai
- Ou par courrier postal : WIIZ, 274 avenue des Pins 13340 Rognac, France.

WiiZ garantit que ses sous-traitants sont établis au sein de l’Union européenne et présentent des garanties suffisantes quant à la mise en œuvre de mesures techniques et organisationnelles appropriées de manière que le traitement réponde aux exigences du Règlement UE 2016/679 et à la Loi Informatique et Libertés.

Les sous-traitants peuvent eux-mêmes être autorisés à sous-traiter tout ou partie de leurs opérations sous réserve du strict respect des dispositions de l’article 28 du Règlement UE 2016/679 et de la présente Politique de confidentialité.

Toutefois, en tant que responsable du traitement, WiiZ demeure l’unique interlocuteur de l’Utilisateur.

6. QUELS SONT VOS DROITS ?

L’Utilisateur dispose de droits portant sur le contenu et l’utilisation qui est faite de ses données à caractère personnel.

Les demandes d’exercice de droits ne peuvent concerner que les données traitées sous la responsabilité de WiiZ.

Pour exercer ces droits, l’Utilisateur doit écrire à WiiZ en précisant l’objet de sa lettre ou de son courriel qu’il s’agit d’une demande d’information ou de réclamation relative à ses données personnelles, et se ménagera la preuve de la réception de sa demande.

Toute demande en ce sens devra être adressée aux coordonnées suivantes :
- Par courriel : rgpd@smart4.ai
- Ou par courrier postal : WIIZ, 274 avenue des Pins 13340 Rognac, France.
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WiiZ pourra exiger que la demande soit accompagnée d’une copie de la pièce d’identité de la personne concernée afin d’éviter toute fraude et/ou accès illicite à ses données.

Toutefois, certaines données personnelles peuvent être exemptées de telles demandes dans certaines circonstances. Si une exception s'applique, WiiZ le fera savoir à l’Utilisateur en répondant à sa demande.

En outre, si l’exercice des droits de l’Utilisateur a vocation à entrainer une suppression des données le concernant, l’Utilisateur est informé que cela peut avoir pour incidence la suppression de son Compte Utilisateur. L’Utilisateur est donc invité à se rapprocher préalablement de sa hiérarchie.

6.1 Droits d’accès, d’opposition, de limitation, d’effacement et de rectification des données

Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur dispose du droit :
- D’accéder à l’une quelconque de ses données personnelles que WiiZ détient ;
- De mettre à jour l’une quelconque de ses données personnelles qui n’est pas à jour ou incorrecte ;
- De restreindre la façon dont WiiZ traite ses données personnelles ;
- De demander à WiiZ de lui fournir une copie de l’une quelconque des données personnelles qu’elle détient à son sujet ;
- De s’opposer à l'utilisation de ses données personnelles.

6.2 Droit à la portabilité des données

L’Utilisateur dispose d’un droit à la portabilité de ses données personnelles, lesquelles doivent lui être restituées par WiiZ dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, s’il le souhaite.

L’Utilisateur ne peut exercer ce droit à la portabilité qu’à l’égard des données personnelles qu’il a déclarées activement et consciemment ou qu’il a générées par son activité, à l’exclusion de toutes autres données qui sont calculées, dérivées ou inférées à partir des données qu’il a fournies. En outre, seules les données personnelles traitées de manière automatisée et collectées sur la base du consentement ou de l’exécution d’un contrat sont concernées par ce droit.

WiiZ se réserve le droit de ne pas satisfaire à la demande de l’Utilisateur dans la mesure où les données concernées par sa demande ne répondent pas aux conditions susmentionnées. L’Utilisateur conserve néanmoins la faculté d’exercer les droits mentionnés à la précédente clause (Article 6.1).

WiiZ ne fera pas obstacle à la transmission des données concernées par le droit à la portabilité à un autre responsable de traitement, soit par l’intermédiaire de l’Utilisateur, soit directement lorsque cela s’avère techniquement possible. Dans l’hypothèse où la transmission directe des données à un autre responsable de traitement ne serait pas techniquement possible, WiiZ en informera l’Utilisateur et lui proposera une solution alternative.

WiiZ n’est pas responsable des traitements que l’Utilisateur opère sur les données issues du droit à la portabilité une fois qu’il les a récupérées. WiiZ n’est pas davantage responsable des traitements réalisés par le nouveau responsable des traitements de données de l’Utilisateur à la suite d’une demande qu’il aura effectuée en ce sens.

6.3 Droit de formuler des directives anticipées

Conformément à la règlementation en vigueur, l’Utilisateur peut formuler des directives anticipées sur l’utilisation de ses données après sa mort (par exemple : conservation, suppression, divulgation).L’Utilisateur peut modifier ou rétracter ses instructions à tout moment.

6.4 Droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL

L’Utilisateur est informé de son droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle compétente (la Cnil en France : www.cnil.fr), en cas de non-respect des dispositions légales et réglementaires de la part de WiiZ ou de ses sous-traitants dans le cadre de la gestion de ses données à caractère personnel.

7.COMBIEN DE TEMPS CONSERVONS-NOUS VOS DONNÉES ?

7.1 Les données relatives au premier Compte Utilisateur Administrateur (Article 2.1) sont conservées par WiiZ pour le temps de la relation contractuelle entre WiiZ et le Client dans la mesure où l’Utilisateur Administrateur est réputé être le représentant du Client. Ces données sont supprimées au terme de cette relation contractuelle.

WiiZ archive ces données à caractère personnel dans une base de données distincte de la base d’exploitation pour une durée de cinq (5) ans à compter du terme de la relation contractuelle entre WiiZ et le Client, laquelle correspond à la durée légale de prescription en matière contractuelle.

7.2 Les données relatives à la création de tout autre Compte Utilisateur (Article 2.1) sont conservées par WiiZ pour le temps où l’Utilisateur dispose d’un Compte Utilisateur, sauf en cas d’opposition légitime au traitement des données formulée par l’Utilisateur.

Au terme de la relation contractuelle entre le Client et WiiZ ou en cas de demande de suppression du Compte Utilisateur par le Client ou par l’Utilisateur, les données sont immédiatement supprimées.

Par ailleurs, un Compte Utilisateur inutilisé pendant une durée d’un (1) an est considéré comme un compte inactif. Toute connexion au Compte Utilisateur fait courir de nouveau ce délai d’un (1) an. Au terme de ce délai, les données relatives à un compte inactif sont supprimées. Un (1) mois avant cette suppression, WiiZ en informe l’Utilisateur par email lui indiquant les modalités lui permettant d’indiquer sa volonté contraire. WiiZ en informe également tout Utilisateur Administrateur.

7.3 Les données à caractère personnel utilisées dans le cadre de la prise de contact avec l’Utilisateur(Article 2.3) sont conservées pendant un délai de trois (3) ans à compter de leur collecte ou du dernier contact émanant de l’Utilisateur (par exemple, une demande de documentation ou un clic sur un lien hypertexte contenu dans un courriel ; en revanche, l'ouverture d’un courriel ne peut être considérée comme un contact émanant de l’Utilisateur).

Au terme de ce délai de trois (3) ans, WiiZ pourra reprendre contact avec l’Utilisateur afin de savoirs’il souhaite continuer à être sollicité par WiiZ. En l’absence de réponse positive et explicite de l'utilisateur, il est mis un terme à toute sollicitation à son égard. Toutefois, si l’Utilisateur dispose toujours d’un Compte Utilisateur, les données sont conservées selon les modalités définies à l’Article7.1 ou 7.2.

7.4 En cas d’exercice du droit d’accès ou de rectification, les données relatives aux pièces d’identité sont conservées pendant le délai prévu à l’article 9 du code de procédure pénale, soit un (1) an.

En cas d’exercice du droit d’opposition, les données relatives aux pièces d’identité peuvent être archivées pendant le délai de prescription prévu à l’article 8 du code de procédure pénale, soit trois(3) ans.

En cas d’exercice du droit d'opposition à être sollicité par WiiZ, les informations permettant de prendre en compte son droit d'opposition sont conservées trois (3) ans à compter de l'exercice du droit d'opposition. Ces données ne peuvent en aucun cas être utilisées à d'autres fins que la gestion du droit d'opposition et seules les données nécessaires à la prise en compte du droit d’opposition sont conservées (notamment, l’adresse électronique).