Bid manager, l'expert des réponses à tous les appels d'offres

Le Bid manager est l'expert des réponses à appels d'offres

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Michaël Barakat, Bid Manager durant des années, connaît tout des enjeux et de la complexité de ce métier souvent méconnu. Nous sommes allés à sa rencontre afin de l'interroger et d'en savoir plus.

Bonjour Michaël, pouvez-vous vous présenter et nous expliquer votre parcours professionnel en quelques mots ?

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Je suis Ingénieur en informatique de formation. J’ai commencé ma carrière professionnelle en tant que développeur puis responsable d’équipe au sein du groupe de services numériques Atos.

J’ai ensuite enrichi mon parcours d’un MBA à l’école de Management de Grenoble à l’issue duquel, toujours au sein du groupe Atos, j’ai pu prendre mes fonctions de Bid Manager.

En 2016 j’ai rejoint Onet Sécurité Telem (solutions de sécurité électronique) pour participer à la création et au déploiement d’un service de Bid Management.

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Rentrons dans le vif du sujet, quelle est votre définition d’un Bid Manager ?

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Un Bid Manager est en quelque sorte un chef de projet spécialisé dans les réponses aux appels d’offres et consultations complexes.

Il s’assure de la conformité de la réponse aux exigences client, il coordonne les tâches des différentes équipes de réponse : experts solution, commerce, juridique, finances.

Il garantit le respect des délais, du budget ainsi que de la qualité des livrables techniques remis aux donneurs d’ordres.

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Pouvez-vous nous présenter concrètement le rôle d’un Bid Manager sur une réponse à un appel d'offres ?

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Dans un premier temps le Bid Manager analyse les documents constituant le dossier de consultation des entreprises : CCTP, CCAP, règlement de la consultation… afin de répertorier les exigences du donneur d’ordres. Il s’assure de l’approbation des décideurs de son entreprise pour répondre à la consultation, généralement au travers d’une réunion “go / no go”.

Il met en place la stratégie de réponse et il constitue son équipe.

Il coordonne le travail de réponse sur tous les aspects évoqués ci-avant.

Il garantit le respect du délai de réponse, du budget alloué, et de la qualité des livrables.

Il présente et défend l’offre financière en interne (marge, PNL…)

Il accompagne le commercial lors des soutenances le cas échéant.

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Quelle valeur ajoutée apporte un Bid Manager au sein d’une entreprise ?

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Il assure la livraison d’une offre de qualité axée bénéfice client et différenciatrice vis-à-vis de celles des concurrents, tout en respectant la maîtrise des coûts et des marges de l’entreprise. Il contribue à l’augmentation du taux de transformation. Il garantit un équilibre entre la partie commerciale et la partie technique au sein de l’entreprise.

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Que doit mettre en œuvre une entreprise qui souhaite créer avec succès un poste de Bid Manager parfaitement intégré au sein de son organisation ?

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Comment pour toute fonction, le critère numéro 1 est de faire le bon recrutement. L’expérience sur une fonction similaire est un élément capital de réussite. Ensuite, une des clés de succès de ce poste concerne la capacité de la personne recrutée à mettre en œuvre une véritable structuration du service de Bid Management, notamment au travers de procédures adaptées, d’outils financiers, de supports pour les mémoires techniques… Enfin dernier point essentiel : il s’agit de l’aspect humain, relationnel et managérial car le Bid Manager est au carrefour de plusieurs services ayant des objectifs distincts. Il doit s’assurer que l’ensemble des parties prenantes soient pleinement engagées dans le projet.

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Le Bid Manager est-il réservé à certains métiers ou secteurs d’activité ? On pense notamment à l’industrie ou à l’informatique

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Pas forcément, il s’agit d’un poste similaire aux chefs de projet pouvant s’intégrer sans problème à n’importe quelle organisation. Cependant il y a deux limites que j’identifie :

• La première concerne la taille de l’entreprise car il semble difficile pour une petite structure de créer un poste spécifique dédié au Bid Management.

• La seconde est liée à la complexité des appels d’offres. Si l’entreprise répond à des appels d’offres simples, le poste de Bid Manager ne présente pas d’intérêt particulier.

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Et pour les petites structures qui n’ont pas les ressources suffisantes pour créer un poste de Bid Manager, avez-vous des conseils à leur donner ?

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Former les collaborateurs (experts solutions, commerciaux, chargés d’affaires) sur de la gestion de projet axée Bid Management, ou faire appel au moment de l’appel d’offres à des Bid Managers extérieurs de type consultants.

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