Les 5 meilleurs conseils pour automatiser vos processus commerciaux et marketing

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Équipes commerciales, équipes en charge des réponses aux appels d’offres, directions du développement… Vous êtes constamment confrontés à la nécessité d'optimiser votre efficacité et de maximiser vos résultats. L'automatisation des processus commerciaux et marketing peut-être la clé pour atteindre ces objectifs. En simplifiant les tâches répétitives et en améliorant la productivité, vous pouvez consacrer plus de temps à des activités à forte valeur ajoutée comme la prospection, la relation client, …

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Identifiez les tâches répétitives et chronophages

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Pour automatiser efficacement vos processus, il est essentiel de commencer par identifier les tâches répétitives et chronophages qui peuvent être optimisées. Ces tâches, souvent source de perte de temps et d'efficacité, peuvent comprendre la création de devis, la gestion des contacts, l'envoi d'e-mails de suivi, la mise à jour des bases de données clients... En prenant le temps d'examiner attentivement vos processus commerciaux et marketing, vous pourrez déterminer quelles étapes peuvent être automatisées pour gagner du temps.

La première étape consiste à dresser une liste exhaustive des tâches que vous et votre équipe effectuez régulièrement. Identifiez celles qui sont récurrentes, consomment beaucoup de temps et ne nécessitent pas nécessairement d'intervention humaine complexe.

Prenons un exemple simple, pour ne pas dire basique, qui parlera à tout le monde : la création de devis. Si vous créez vos devis sur Word et que vous devez, pour chaque nouveau devis, repartir d’une page blanche et saisir des informations identiques à celles que vous avez saisies sur vos devis précédents, la perte de temps est colossale. Un logiciel de création de devis vous permettra donc de gagner du temps en créant une fois pour toutes vos “articles” (ce que vous vendez, qu’il s’agisse de produits ou de prestations). Ainsi à chaque nouveau devis, vous n’aurez plus qu’à sélectionner vos articles et leur attribuer la quantité nécessaire. Il existe une multitude d’outils de création de devis sur le marché, choisissez celui qui vous semble le plus adapté à votre besoin et surtout celui qui vous semble le plus ergonomique.

Avec la solution Smart4 par exemple, il vous suffit de sélectionner vos articles à gauche de votre écran dans votre base de données et de les glisser/ déposer à droite dans votre “panier”. De plus, vous pouvez lier certains articles entre eux pour gagner encore plus de temps et supprimer le risque d’erreurs.

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Ensuite, évaluez la fréquence et la complexité de chaque tâche identifiée. Certaines tâches peuvent être automatisées intégralement, tandis que d'autres peuvent nécessiter une intervention humaine à des étapes spécifiques. Déterminez quelles parties du processus peuvent être exécutées de manière automatisée et quelles parties nécessitent une intervention humaine. Une fois que vous avez identifié les tâches à automatiser, explorez les outils et les solutions logicielles disponibles pour vous aider dans cette démarche.

De nombreux CRM offrent des fonctionnalités d'automatisation, telles que la création de flux de travail et de règles automatisées. Ces fonctionnalités vous permettent de définir des actions spécifiques à effectuer en réponse à certaines conditions prédéfinies. Par exemple, vous pouvez configurer une règle qui envoie automatiquement un e-mail de suivi à un prospect après le remplissage d'un formulaire sur votre site web. On en parle plus en détail dans la partie suivante.

L'identification et l'automatisation de ces tâches clés permettent une meilleure utilisation des ressources, une réduction des erreurs et une amélioration de l'efficacité.

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Utilisez un logiciel de gestion de la relation client (CRM)

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Utiliser un logiciel CRM (Customer Relationship Management) est un élément essentiel pour automatiser vos processus commerciaux. Avec un CRM adapté à votre secteur d'activité, vous pouvez centraliser et organiser toutes les informations liées à vos clients et prospects, ce qui facilite leur suivi et leur gestion. Plus besoin de passer du temps à chercher des informations dispersées, tout est regroupé au même endroit.

Voici une vidéo qui vous explique très rapidement quels sont les objectifs d’un CRM :

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Un CRM vous permet de suivre les interactions avec vos contacts, que ce soit par téléphone, e-mail ou réunions. Vous pouvez enregistrer toutes les communications, noter les détails importants et avoir un historique complet de chaque interaction. Cela vous aide à rester organisé et à conserver la traçabilité de chaque étape du processus de vente.

L'automatisation est un autre avantage majeur du CRM. Vous pouvez automatiser des tâches telles que la création de rapports, la planification des suivis et l'envoi d'e-mails personnalisés. Par exemple, vous pouvez configurer des rappels automatiques pour les appels de suivi ou les rendez-vous importants, ce qui vous permet de ne rien oublier et d'être toujours à jour. Le CRM, d'un point de vue marketing, vous permettra de produire toutes vos publications pour tous vos réseaux sociaux et d'ensuite pouvoir les planifier afin qu'elles soient publiées automatiquement.

En utilisant un CRM, vous pouvez également optimiser votre gestion des leads. Vous pouvez suivre le cycle de vie des leads, de leur première interaction avec votre entreprise jusqu'à leur conversion en clients. Le CRM vous aide à évaluer la qualité des leads, à identifier les opportunités les plus prometteuses et à les nourrir efficacement tout au long du processus de vente.

L'utilisation d'un CRM vous donne un avantage concurrentiel en vous permettant de gagner du temps, d'améliorer votre organisation et d'offrir un service client plus personnalisé et efficace.

Le CRM est donc la solution miracle ? La réalité est plus nuancée… De nombreuses entreprises se lancent dans l’adoption d’un CRM pour “faire comme tout le monde”. Et cela entraîne de grandes frictions avec le service commercial à qui on impose un outil qui ne leur apporte pas grand-chose au quotidien si ce n’est de la saisie supplémentaire.

Résultat :

• Les commerciaux sont frustrés, ils ne renseignent pas correctement le CRM
• La direction commerciale ne peut pas exploiter les données du CRM car elles ne sont pas fiables (90% d’affaires gagnées par exemple…)

On vous prépare un article 📄 prochainement sur ce sujet !

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Intégrez un système de gestion des appels d'offres

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Pour les professionnels, l'intégration d'un système de gestion des appels d'offres est essentielle pour automatiser et rationaliser un processus commercial complexe. Ces systèmes offrent une plateforme centralisée et collaborative pour gérer l'ensemble du cycle de vie de vos consultations, depuis la collecte des informations nécessaires jusqu'à la création de documents personnalisés et le suivi des propositions commerciales.

Certaines solutions se concentrent sur la partie “proposal management” (édition automatique de documents commerciaux), d’autres solutions sur le processus de réponse en mode projet et sur la collaboration entre ses membres. Mais l’idéal est de pouvoir s’appuyer sur une solution qui parte des besoins des utilisateurs et qui leur permette d’automatiser un maximum de tâches : c’est le cas de la solution Smart4 par exemple qui est la seule solution du marché à proposer un outil de chiffrage adapté à votre métier connecté nativement à une solution de proposal management : le gain de temps par rapport aux équipes qui utilisent un outil de chiffrage dissocié de la solution de proposal management est considérable. Pour plus d'informations sur la solution, cliquez ici !

L'une des principales fonctionnalités d'un système de gestion des consultations est votre base de données. Vous pouvez stocker et organiser tous vos documents, modèles de réponses, politiques de prix, documents administratifs et autres ressources pertinentes au sein de la base de données. Cela vous permet de gagner un temps précieux en accédant facilement aux informations nécessaires pour répondre aux exigences spécifiques de chaque appel d'offres. Vous pouvez également maintenir la cohérence et la qualité de vos réponses en utilisant des contenus pré-rédigés et en évitant les erreurs de copier-coller.

La collaboration en équipe est une autre fonctionnalité essentielle. Les systèmes de gestion des appels d'offres permettent aux membres de votre équipe de travailler ensemble de manière transparente.

N'oubliez pas de choisir une solution adaptée à vos besoins spécifiques, en tenant compte des fonctionnalités, de la convivialité et de l'évolutivité du système.

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Utilisez l'e-mail marketing automatisé

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Avant de débuter, il est important de comprendre la différence entre l’e-mail marketing et le cold e-mailing pour éviter toute confusion. L'e-mail marketing utilise des courriels pour engager une audience existante, promouvoir des produits et entretenir la relation client, à I’inverse du cold e-mailing qui à pour but d'envoyer des courriels non sollicités pour établir un premier contact avec de nouveaux prospects.

L'e-mail marketing automatisé est un puissant outil pour entretenir et nourrir vos relations avec les prospects et les clients. Il vous permet d'envoyer des e-mails ciblés et personnalisés en fonction des besoins et des intérêts de chaque destinataire. En automatisant vos campagnes d'e-mails, vous pouvez économiser du temps et de l'énergie tout en améliorant vos résultats de manière significative.

Une des principales utilisations de l'e-mail marketing automatisé est la mise en place de séquences d'e-mails basées sur différents scénarios. Par exemple, vous pouvez configurer une séquence de messages de bienvenue pour les nouveaux prospects qui se sont inscrits à votre liste de diffusion. Ces e-mails de bienvenue peuvent être conçus pour présenter votre entreprise, vos produits ou services et engager les nouveaux prospects en leur fournissant des informations utiles et pertinentes.

De plus, vous pouvez créer des séquences d'e-mails de suivi après une réunion ou une démonstration. Ces e-mails de suivi automatisés vous permettent de rester présents dans l'esprit des prospects, de renforcer les points clés discutés lors de la réunion et de répondre à d'éventuelles questions supplémentaires. Cela vous aide à maintenir l'intérêt et à progresser dans le processus de vente.

Une autre utilisation courante de l'e-mail marketing automatisé est la relance après une période d'inactivité. Si un prospect a démontré de l'intérêt mais n'a pas donné suite depuis un certain temps, vous pouvez automatiser l'envoi d'e-mails de relance pour raviver son intérêt et encourager une action de sa part. Ces e-mails peuvent être personnalisés en fonction des actions précédentes du prospect, lui rappelant les avantages de votre offre et l'incitant à prendre des mesures. En général, nous avons le premier e-mail qui est l'e-mail de prospection, puis nous avons 3 autres e-mails de relance pour garder un lien avec le prospect.

Exemple d'une séquence d’e-mail marketing avec pour commencer, l’e-mail d’introduction qui vous permet de présenter un nouveau produit par exemple, dans un second temps on aura deux types de mails, les e-mails de témoignages clients satisfaits et/ou les e-mails qui présentent les avantages et fonctionnalités clés de votre produit :

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Analysez et optimisez continuellement vos processus

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Une fois que vous avez mis en place l'automatisation de vos processus commerciaux et marketing, il est essentiel d'effectuer une analyse régulière pour identifier les opportunités d'amélioration. L'utilisation d'outils d'analyse vous permettra de suivre de près les performances de vos actions, les taux de conversion et les sources de leads les plus efficaces. Cette évaluation approfondie vous aidera à prendre les bonnes décisions pour ajuster vos processus et maximiser les résultats obtenus.

L'un des principaux avantages de l'analyse est qu'elle vous permet de visualiser les étapes clés de vos processus commerciaux et marketing. Vous pouvez ainsi identifier les points faibles de votre processus. Par exemple, vous pourriez constater que certaines étapes du processus de génération de leads sont moins performantes que d'autres, ce qui peut indiquer la nécessité de les optimiser ou de les revoir complètement. En analysant les données de conversion, vous pourrez également évaluer l'efficacité de vos efforts marketing et identifier les canaux les plus performants pour attirer des leads qualifiés.

En fonction des résultats de l'analyse, vous pourrez apporter des ajustements stratégiques. Par exemple, vous pourriez décider d'optimiser le contenu de vos emails marketing automatisés en fonction des modèles de réponse les plus efficaces. Vous pourriez également réaffecter vos ressources en mettant l'accent sur les canaux qui génèrent le plus de leads qualifiés. L'analyse vous permet de prendre des décisions basées sur des données concrètes, plutôt que sur des suppositions ou des intuitions.

Il est important de noter que l'analyse et l'optimisation des processus ne sont pas des tâches ponctuelles, mais plutôt des efforts continus. Les marchés et les comportements des clients évoluent constamment, il est essentiel de s'adapter en conséquence. En établissant une routine d'analyse régulière, vous pourrez garder une longueur d'avance et identifier rapidement les opportunités d'amélioration.

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Merci d'avoir lu notre article, pour toutes questions ou suggestions, n'hésitez pas à nous contacter par email : contact@smart4.ai

Nouvel article de blog la semaine prochaine !

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À bientôt.

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