Comment répondre à un appel d'offres public "Pour les nuls"

Répondre à un appel d'offres est un véritable marathon. Mais c'est souvent une étape cruciale pour décrocher de nouveaux contrats lucratifs. Saviez-vous que la majorité des entreprises qui suivent une méthodologie structurée pour répondre aux appels d'offres voient leurs taux de succès augmenter significativement ? 🤔 Dans ce guide pratique, nous allons vous dévoiler les étapes clés pour maximiser vos chances de succès. Que vous soyez un chargé d'affaires B2B, un professionnel dans un bureau d'études ou un directeur commercial B2B, ce guide est fait pour vous. Nous allons explorer en détail chaque étape du processus, de la compréhension des exigences du donneur d’ordres à la soumission de votre proposition, en passant par l'optimisation de votre réponse. Prêt à gagner votre prochain appel d'offres ? Suivez-nous !

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Comprendre les exigences de l'appel d'offres

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Faites une première lecture des différents documents du Dossier de Consultation des Entreprises (DCE) 📄

La première étape cruciale pour répondre efficacement à une procédure de mise en conccurence est de lire attentivement les documents du DCE. Ces documents contiennent toutes les informations nécessaires sur les attentes du client, les critères de sélection et les délais à respecter. Une lecture attentive permet de bien comprendre les besoins spécifiques du projet et d'éviter les erreurs qui pourraient disqualifier votre proposition 👀

Les dossiers d'appels d'offres, ou pour les marchés publics les Dossiers de Consultation des Entreprises, sont constitués de différents documents. Voici une liste non exhaustive des documents que vous pouvez rencontrer dans le cadre de vos réponses à appel d’offres : 

CCAP (Cahier des Clauses Administratives Particulières) : détaille les clauses administratives et contractuelles spécifiques du marché.

CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) : spécifie les exigences techniques et les conditions de réalisation du marché.

Acte d'engagement (AE) : formalise l'accord du soumissionnaire à réaliser le marché selon les conditions définies.

Règlement de consultation (RC) : définit les modalités de la procédure de consultation et les critères de sélection.

Bordereaux de prix : ce document qui doit être renseigné par le soumissionnaire permet de connaître la structure tarifaire du marché. Un bordereau de prix peut revêtir plusieurs formes pouvant être complémentaires : 

• Marchés à bons de commande  : 
  • BPU (Bordereau des Prix Unitaires) : il s’agit d’une liste de tarifs unitaires qui seront utilisés par le donneur d’ordres pour passer des commandes en fonction de ses besoins
  • DQE (Devis Quantitatif Estimatif) : complémentaire au BPU, ce document vise à donner une estimation du montant que représentera le marché en multipliant les tarifs unitaires à des volumes de commandes estimatifs

• Marchés forfaitaires : 
  • DPGF (Décomposition du Prix Global et Forfaitaire) : il s’agit du prix forfaitaire de la prestation proposée
• NB : un marché peut avoir une partie forfaitaire et une partie à bons de commande

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Autres documents que vous pouvez rencontrer : 

• CCAG : le CCAG fixe les conditions administratives et contractuelles applicables à un marché public. Il existe plusieurs types de CCAG adaptés aux différentes natures de marchés publics (travaux, fournitures, services, etc.). Les CCAG sont rédigés par les services de l'État, plus précisément par la Direction des Affaires Juridiques (DAJ) du ministère de l'Économie et des Finances
• CCTG : le CCTG définit les spécifications techniques générales des prestations à réaliser. Il complète le CCTP (Cahier des Clauses Techniques Particulières) qui détaille les spécifications spécifiques au marché concerné. Les CCTG sont également élaborés par les services de l'État, souvent en collaboration avec différents ministères et des organismes techniques spécialisés. Par exemple, pour les marchés de travaux, le ministère de la Transition écologique peut être impliqué. 

Pour résumer, les CCAG et CCTG sont complémentaires des CCAP et CCTP s’ils sont mentionnés par l’acheteur dans son appel d’offres.

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Passez en revue le Règlement de la Consultation (RC)

Le règlement de consultation est le premier document à analyser si vous souhaitez répondre à un appel d’offres. Dans une procédure de mise en conccurence ce document fixe les règles de la procédure de passation, détaillant les conditions de participation, les critères de sélection, et les modalités de soumission des offres.

Modalités de soumission 

Le règlement de consultation détaille les modalités de soumission, comme les délais, les formats et les plateformes à utiliser. Respectez scrupuleusement ces modalités pour éviter toute disqualification.

Critères de sélection 🎯

Chaque appel d'offres a ses propres critères de sélection. Il est essentiel de les identifier dès le départ pour structurer votre réponse en conséquence. 

D’après LegiFrance, pour attribuer le marché au soumissionnaire proposant l'offre économiquement la plus avantageuse, l'acheteur peut se baser sur :

1. Un critère unique, qui peut être : 

• Le prix : si le marché concerne l'achat de services ou de fournitures standardisés sans variation de qualité.
• Le coût global : incluant le coût du cycle de vie du produit ou service.

2. Une pluralité de critères non-discriminatoires liés à l'objet ou aux conditions d'exécution du marché, incluant toujours le prix ou le coût. Ces critères peuvent porter sur :

• La qualité : valeur technique, esthétique, accessibilité, innovation, performances environnementales, conditions de production et commercialisation, insertion professionnelle, bien-être animal, etc.
• Les délais et conditions d'exécution : délais de livraison, service après-vente, sécurité des approvisionnements, etc.
• L'organisation et les qualifications : expérience et compétences du personnel assigné au marché.

D'autres critères peuvent être considérés s'ils sont justifiés par l'objet ou les conditions d'exécution du marché.

Calendrier de consultation 🗓️

Respectez les dates clés indiquées dans le RC, y compris les délais pour poser des questions, soumettre des offres et éventuellement réaliser des présentations.

Les réponses aux questions éventuelles ❓

Anticipez les questions que le donneur d’ordres pourrait poser et préparez des réponses claires et précises.

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Analysez le Cahier des Clauses Administratives Particulières (CCAP)...

… en étudiant les exigences administratives 📜

Le CCAP définit les obligations administratives du marché. 

C’est un document contractuel qui fixe les clauses, dispositions et stipulations d’ordre juridiques et financières régissant l’exécution du marché, telles que les conditions de règlement, les éventuelles garanties, les conditions de livraison, les pénalités, les délais d’exécution, les modalités de vérifications, etc.

‍… en évaluant les conditions de paiement 💰

Examinez les modalités de paiement : délais, modalités. Assurez-vous que les conditions vous conviennent avant de soumettre votre offre.

… en vérifiant les assurances requises 🔍

Assurez-vous de disposer des assurances nécessaires pour couvrir les risques liés au marché. Cela inclut généralement l'assurance responsabilité civile et professionnelle.

… en examinant les pénalités ⚠

Prenez connaissance des pénalités appliquées dans le cadre de l'exécution du contrat. Cela vous permet de mieux anticiper les risques et de provisionner en conséquence.

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Étudiez le Cahier des Clauses Techniques Particulières (CCTP)...

Le CCTP détaille les exigences techniques du projet. Comprenez les spécifications techniques pour répondre précisément aux attentes. 

                                               ⚠️  Étape cruciale, car tout le reste de votre réponse en découle ⚠️ 

Donc il faut bien prendre en compte tous les besoins, attentes et enjeux du donneur d’ordres. Ce dernier peut les exprimer de différentes manières :  

• Dans les documents de la consultation. Parfois, ces besoins sont exprimés de manière très claire. Attention néanmoins, car, dans d’autres cas, ce sera à vous de savoir lire entre les lignes afin de les identifier. 
• De manière orale lors de la visite de site
• Dans les échanges de type “questions / réponses” entre les soumissionnaires et l’acheteur durant la phase de consultation (pensez à mettre une veille automatique pour ne rater aucun échange de messages entre l’acheteur et les soumissionnaires).

… en analysant les normes et standards à respecter 📏

Identifiez les normes et standards techniques que votre offre doit respecter. Assurez-vous que vos produits ou services sont conformes à ces exigences.

… en évaluant les contraintes techniques du projet 🔧

Prenez en compte les contraintes techniques spécifiques mentionnées dans le CCTP, comme les contraintes environnementales ou les conditions d'installation.

… en identifiant les ressources nécessaires 📋

Déterminez les ressources humaines et matérielles nécessaires pour réaliser le projet selon les spécifications techniques.

… en préparant les documents techniques requis 🗂️

Préparez les documents techniques demandés, tels que les plans, les schémas et les fiches techniques, pour accompagner votre offre.

La matrice de conformité permet de vérifier que chaque exigence du donneur d'ordres est bien prise en compte. Elle est utile à la fois pour vous, afin de garantir la conformité de votre offre, et pour l'acheteur, qui peut ainsi voir d'un coup d'œil que votre proposition répond à toutes ses exigences.

Voici un exemple d’une matrice de conformité : 

Important : avant de vous engager dans la réponse à un appel d'offres, il est important d'évaluer la faisabilité du projet. Cela inclut une analyse des ressources nécessaires, des délais, des coûts et des risques potentiels pour votre entreprise. Cette évaluation vous aide à déterminer si vous pouvez effectivement assurer le service attendu tout en restant compétitif et rentable.

Conseil : informez-vous au préalable sur la réputation de l'acheteur ! Certains donneurs d'ordres sont connus pour rendre les marchés difficiles avec des pénalités injustifiées, des retards de paiement et des exigences de dernière minute difficiles à honorer...

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Préparer votre offre pour répondre à l'appel d'offres

Tips 👉 consulter les parties prenantes internes 👥

En effet, impliquer les différentes parties prenantes de votre entreprise dès le début du processus est indispensable. Consultez les experts techniques, les financiers et les responsables de projet pour obtenir leurs points de vue et leurs recommandations. Cela permet de rassembler toutes les informations et les ressources nécessaires pour préparer une réponse solide et cohérente. Cela permet également à tous les services de votre entreprise d'être impliqués dès le départ, ce qui facilite grandement la phase de mise en œuvre du marché en cas de succès.

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Rassemblez les documents administratifs 📑

La première étape pour préparer une réponse à une procédure de mise en conccurence consiste à rassembler tous les documents administratifs requis. Cela peut inclure des certifications, des états financiers, et d'autres documents qui prouvent la légitimité et la capacité de votre entreprise à exécuter le projet (ex : kbis, police d’assurance…). Assurez-vous que tous les documents sont à jour et conformes aux exigences spécifiées dans le cahier des charges. 

Renseignez les DC1, DC2 et DC4 📝

Si vous souhaitez répondre à des marchés publics, vous allez surement y faire face…Les formulaires DC1, DC2, et DC4 sont des documents administratifs obligatoires pour répondre aux marchés publics. Voici ci-dessous une brève description.

DC1 : le formulaire DC1 (Lettre de candidature) formalise la candidature et l'habilitation du mandataire par ses cotraitants. Il inclut des informations administratives essentielles et la déclaration sur l'honneur de respecter les obligations légales et fiscales.

DC2 : le formulaire DC2 (Déclaration du candidat) fournit des informations détaillées sur l'entreprise candidate, incluant ses capacités financières, techniques et professionnelles. Il est utilisé pour évaluer l'aptitude du candidat à exécuter le marché.

DC4 : le formulaire DC4 (Déclaration de sous-traitance) est utilisé pour déclarer les sous-traitants proposés pour le marché. Il détaille les prestations sous-traitées, l'identité des sous-traitants et les modalités de paiement direct.

Il faut savoir qu’à terme, le DUME (il s'agit d'un document d'auto-déclaration apparu en octobre 2018) a vocation à remplacer les formulaires DC1, DC2, DC4 ou le projet « Marché Public Simplifié » (MPS). Il est donc appelé à devenir le seul document de candidature utilisable au niveau européen, ce qui représente une simplification importante pour les opérateurs économiques. Néanmoins, il n'y a pas de date de fin programmée pour les formulaires DC1 et DC2, et ces documents restent massivement utilisés dans les appels d'offres. 

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Rédigez une offre technique détaillée 📋…

L'offre technique est l'élément central de votre réponse. En suivant les spécifications du CCTP, vous devez décrire en détail comment vous envisagez de réaliser le projet, les technologies que vous allez utiliser, les ressources nécessaires et les étapes clés. Une offre technique bien structurée montre au client que vous avez une compréhension approfondie de ses besoins et que vous êtes capable de les satisfaire. 

… en incluant des références et certifications pertinentes 📜

Les certifications et références montrent que vous avez l'expérience et les qualifications nécessaires pour réaliser le projet. Incluez des témoignages de clients précédents, des études de cas, et des certifications pertinentes pour renforcer votre proposition. Choisissez des témoignages pertinents qui mettent en lumière des succès similaires à ceux recherchés par le client. Ils peuvent faire la différence en rassurant le client sur votre capacité à délivrer.

Selon les cas, vous pourrez être plus ou moins précis sur les références que vous citez : certains donneurs d’ordres vous demanderont de leur fournir le nom du client, le montant de CA réalisé, la période de réalisation, des contacts chez le client… On vous conseille donc de créer et tenir à jour une base de données des références de votre entreprise avec le maximum d’informations afin de vous faciliter la vie lorsque vous devez répondre à une consultation.

NB : mettez en avant des références relatives au même secteur d’activité que le donneur d’ordres pour que ça soit pertinent 😉

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Élaborez une proposition financière équilibrée 💰⚖

Pour élaborer une proposition financière équilibrée, il est essentiel de trouver un juste milieu entre une offre compétitive par rapport aux concurrents et une maîtrise des coûts garantissant la rentabilité du marché pour l'entreprise. Analysez les prix du marché et les offres précédentes pour fixer un tarif attractif tout en tenant compte de vos coûts réels et de votre marge bénéficiaire: un chiffrage trop élevé par rapport au coût réel de votre prestation risque de vous faire perdre l'appel d'offres, tandis qu'un chiffrage trop bas impactera négativement votre marge. Intégrez les coûts directs (matériaux, main-d'œuvre, sous-traitance...) et indirects (frais généraux, logistique...) pour éviter les imprévus financiers. Utilisez des outils de calcul précis et faites valider vos estimations par plusieurs départements (financier, technique, commercial) pour assurer la fiabilité de votre proposition. Il existe d'ailleurs plusieurs outils spécialisés dans le chiffrage, tels que .

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Optimisez votre offre…

Important : avant de soumettre, vérifiez que toutes les pièces fournies sont conformes aux exigences du RC. Cela inclut les formats, les signatures et les annexes demandées ✅

… en proposant des solutions innovantes 💡

Pour vous démarquer, proposez des solutions innovantes qui répondent aux besoins du client. L'innovation peut se manifester dans les technologies utilisées, les méthodes de travail ou les solutions proposées. Mettez en avant votre capacité à apporter une valeur ajoutée unique au projet. Néanmoins, soyez toujours vigilants et vérifiez que les innovations proposées ne viennent pas rendre votre offre non conforme avec les exigences de l'acheteur.

… en démontrant votre compréhension des enjeux 🔍

Démontrez que vous comprenez les enjeux du client et que vous avez une vision claire de ses objectifs. En expliquant comment vos solutions répondent spécifiquement à ses besoins, vous renforcez la pertinence de votre proposition. Cela montre que vous êtes en phase avec ses attentes.

… en mettant en avant la valeur ajoutée de votre entreprise 🏆

Soulignez les avantages distinctifs de votre entreprise par rapport à vos concurrents. Cela peut inclure votre expertise, vos ressources, vos partenariats stratégiques ou vos précédents succès. Montrez en quoi choisir votre entreprise est bénéfique pour le client.

… en utilisant des visuels attractifs 🎨

Des visuels bien conçus rendent votre proposition plus engageante et plus facile à comprendre. Utilisez des graphiques, des tableaux et des images pour illustrer vos points clés et rendre votre document plus attractif. Les visuels peuvent aider à clarifier des informations complexes et à capter l'attention du client.

NB : des outils existent pour vous faciliter le processus de réponse aux appels d’offres, nous avons d’ailleurs rédigé un article de blog présentant les 6 meilleurs outils pour répondre à un appel d'offres

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Suivre après la soumission

Ça y est vous arrivez au bout de ce marathon, encore un dernier effort ! 

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Ce qui vous reste à faire maintenant, c'est d’être assidu sur le suivi…

… en vérifiant vos emails

Vérifiez régulièrement vos emails pour vérifier si l'acheteur demande des précisions sur votre offre ou/et apporte des modifications à son appel d'offres, comme des ajustements au CCTP/CCAP, un report de la date de remise, ou des réponses aux questions posées par les candidats.

… en vous rendant disponible pour des questions 📞

Assurez-vous qu'une personne puisse prendre le relais si vous devez vous absenter pour répondre aux éventuelles demandes de l'acheteur. En organisant et classant votre offre sur un serveur partagé de l'entreprise, vous facilitez la tâche à un collègue qui pourra ainsi vous seconder et assurer la continuité en cas de besoin.

… en vous préparant pour une présentation orale/ phase de négociations 🧑‍💻

Sachez que l’audition des candidats/ phase de négociations ne sont pas systématiques, c’est d’ailleurs très rare dans les appels d'offres publics.

Pour rentrer dans une phase de soutenance, il faut que plusieurs conditions soient rassemblées :

• L'audition est nécessaire lorsque le marché présente une complexité suffisante.
• Elle doit être mentionnée dans l'avis d'appel public à concurrence ou le règlement de consultation.
• Le déroulement des auditions doit garantir une stricte égalité entre les candidats conformément aux règles de concurrence du code de la commande publique.
• Un procès-verbal d’audition doit être rédigé pour prouver que l'audition se limitait à des précisions et compléments, et non à une négociation, en cas de contentieux.

Voici les cas où une procédure de mise en conccurence public peut inclure une phase de négociation :

• Procédure concurrentielle avec négociation : pour des besoins nécessitant des adaptations des solutions disponibles.
• Dialogue compétitif : pour des projets complexes avec des solutions non identifiables initialement.
• Appel d'offres infructueux : si aucune offre satisfaisante n'est reçue, permettant une négociation directe.
• Marché à tranches conditionnelles : pour ajuster les conditions des différentes tranches du marché.
• Dérogations spécifiques : prévu par certaines législations en cas de circonstances imprévues ou urgentes.

… en demandant un retour d'expérience en cas d'échec 📋

Si vous n'êtes pas retenu, faites un retour d'expérience avec le client. Cela vous permettra de comprendre les points faibles de votre proposition et de vous améliorer pour les prochains appels d'offres. Le retour d'expérience est précieux pour affiner vos stratégies et augmenter vos chances de succès futurs.

Courrier type de demandes de précisions sur motif rejet offre

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Améliorer vos futures réponses à appels d'offres…

… en analysant les résultats obtenus 📊

Après chaque réponse à une consultation, prenez le temps d'analyser les résultats obtenus. Que vous ayez remporté ou non le contrat, examinez les points forts et les points faibles de votre proposition afin d’identifier les points d'amélioration, comme la qualité des documents fournis, la pertinence des solutions proposées ou l'efficacité de votre communication. Notez ces points et mettez en place des actions correctives pour renforcer vos futures réponses.

… en mettant en place un processus de retour d'expérience 📝

Implémentez un processus formel de retour d'expérience après chaque appel d'offres. Impliquez toutes les parties prenantes internes pour recueillir leurs retours et leurs idées. Ce processus systématique vous aidera à accumuler des connaissances précieuses et à améliorer continuellement vos pratiques. Attention à ne pas vouloir mettre en place un processus trop lourd que vous aurez du mal à suivre et maintenir dans le temps. Mieux vaut un fichier Excel très simple avec les éléments essentiels à retenir.

… en formant votre équipe régulièrement 👥

Assurez-vous que votre équipe reste à jour sur les meilleures pratiques du marché. Organisez des sessions de formation régulières pour améliorer leurs compétences et leurs connaissances, notamment sur :  

• Les modalités administratives et juridiques des appels d'offres publics
• Les outils utilisés par l'entreprise dans le cadre de ses réponses à appel d’offres
• Les bonnes pratiques pour les réponses aux appels d’offres

… en adoptant une approche de veille concurrentielle 🕵️‍♀️

Maintenez une veille concurrentielle active pour rester informé des stratégies utilisées par vos concurrents. Analysez leurs points forts et leurs points faibles et utilisez ces informations pour ajuster vos propres stratégies. Une bonne compréhension de la concurrence peut vous donner un avantage significatif lors de vos prochaines réponses à des appels d'offres.

Comment obtenir des informations sur les offres de vos concurrents ? Pas toujours simple, car les offres soumises dans le cadre d'une consultation restent confidentielles et ne peuvent être divulguées par l'acheteur. Pour commencer, analysez attentivement la réponse de l'acheteur à votre demande de précisions sur les motifs de rejet : cela vous permettra de comprendre les points faibles de votre offre et d'identifier les points forts de l'offre retenue. Autre technique pour obtenir des informations sur les offres des autres soumissionnaires : discutez avec vos confrères et néanmoins concurrents lorsque vous les rencontrez, écoutez ce que vous dira le donneur d’ordres lors de la visite de site, etc…En restant immergé dans votre secteur, vous finirez par bien connaître vos concurrents et leurs stratégies.

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Conclusion 🎯

Répondre à un appel d'offres est un processus complexe qui nécessite une préparation minutieuse et une stratégie bien pensée. En suivant les étapes clés décrites dans ce guide, vous pouvez maximiser vos chances de succès et remporter davantage de contrats lucratifs. N'oubliez pas de lire attentivement le cahier des charges, de structurer votre réponse de manière claire et cohérente, et de respecter les délais imposés. Utilisez des visuels attractifs, proposez des solutions innovantes et personnalisez votre réponse en fonction des besoins spécifiques du client.

Enfin, après la soumission, restez disponible pour répondre aux questions et demandez un retour d'expérience pour améliorer vos futures propositions. En adoptant une approche proactive et rigoureuse, vous pouvez transformer chaque appel d'offres en une opportunité de croissance pour votre entreprise. Bonne chance ! 🍀